Um usuário, a partir de suas necessidades de informação, dá inicio ao processo de busca e recuperação da informação. O Bibliotecário de Referência, ao qual nesse momento cabe a responsabilidade de indexador, se vale da compreensão da demanda para trazer da base de dados, na forma do pedido de informação, a resposta mais adequada possível às necessidades desse usuário. Lancaster ressalta que são fatores importantes para essa atividade:
A relação entre a necessidade de informação do usuário e as principais características de um bom sistema de recuperação da informação é impactada pela efetividade, pelo benefício e pela eficiência, que afetam diretamente os seguintes conceitos relacionados aos usuários:
O catálogo, cujas entradas são ordenadas de acordo com um plano lógico e incluem, além da descrição bibliográfica, informações críticas, bibliográficas e explicativas, sendo utilizado, comumente, na catalogação de livros raros, denomina-se
Segundo os Requisitos Funcionais para Registros Bibliográficos, a entidade que representa o produto do trabalho intelectual ou artístico, que implica a representação de todos os objetos físicos possuidores das mesmas características tanto de conteúdo intelectual como de forma física e que abrange diversos materiais como livros, manuscritos, mapas, filmes e kits de multimídia denomina-se