o programa de gestão arquivística de documentos implementado por qualquer organização deve ter como base a política nacional de arquivos definida pelo Arquivo Nacional, bem como o contexto jurídico-administrativo e a missão institucionais, devidamente ajustados à legislação vigente.

o planejamento do programa de gestão arquivística de documentos envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e dos procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou pela entidade, o desenho do sistema e a elaboração de instrumentos e manuais. 

os documentos de arquivo devem ser armazenados, preservados e mantidos em plataformas digitais que possibilitem o acesso à informação, qualquer que seja o sistema adotado pela organização.

a implantação de um sistema de gestão de documentos só é necessária se a produção documental da organização for digital, uma vez que não é possível recuperar as informações contidas nesses documentos sem o mapeamento informatizado adequado.

a criação de um grande repositório digital como ambiente de acesso à informação é desejável a todas as instituições, públicas ou privadas, que digitalizam e armazenam seus documentos de arquivo em HDs externos ou servidores internos.