Durante uma auditoria interna, foi identificado que diversos documentos enviados por uma recepcionista municipal não possuíam registro de saída, dificultando o rastreamento e a comprovação de entrega. Com base nas boas práticas de protocolo e expedição documental, qual medida deveria ser adotada para evitar esse tipo de falha?

Durante uma auditoria interna, verificou-se que o setor de protocolo de uma secretaria municipal registra apenas os documentos recebidos de forma física, deixando de incluir no sistema os processos abertos eletronicamente. Além disso, não há padronização quanto à classificação e à destinação dos documentos.

O gráfico a seguir apresenta o percentual de documentos registrados no sistema de protocolo, segundo sua natureza:





Considerando as informações apresentadas e com base nas boas práticas arquivísticas e nos princípios da gestão documental previstos na legislação e normas arquivísticas brasileiras, assinale a alternativa incorreta: 

No serviço público, o controle de agenda e de protocolos é essencial para garantir o fluxo adequado de informações e o cumprimento de prazos administrativos. A ausência de registro e acompanhamento adequado desses processos pode comprometer a eficiência e a transparência das atividades públicas.
Nesse contexto, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I.O controle sistemático da agenda e dos protocolos permite melhor organização das demandas e acompanhamento das atividades administrativas.

PORQUE,

II.O registro e a atualização constante das informações garantem previsibilidade nas rotinas e evitam a perda de prazos e documentos.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

Em uma secretaria municipal, o setor de arquivo é responsável por organizar, armazenar e disponibilizar documentos de forma eficiente, garantindo a preservação da memória institucional e a facilidade de acesso às informações. Para tanto, os servidores utilizam diferentes métodos de arquivamento, que variam conforme a natureza, frequência de uso e volume de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta corretamente funções do serviço de arquivo e exemplos de métodos de arquivamento:

Em um órgão público municipal, o setor de arquivo organiza os documentos produzidos e recebidos pelos diferentes departamentos, garantindo que sejam armazenados, preservados e disponibilizados conforme a necessidade da administração e da sociedade. O serviço de arquivo segue um ciclo de vida dos documentos, dividido em fases específicas que orientam sua gestão. Analise as afirmativas abaixo sobre as fases do serviço de arquivo:

I.Fase corrente: os documentos são utilizados com frequência para atender às demandas administrativas e decisões diárias.
II.Fase intermediária: os documentos já não são de uso constante, mas ainda possuem valor administrativo, jurídico ou fiscal e precisam ser guardados de forma organizada.
III.Fase permanente: documentos com valor histórico, cultural ou probatório são preservados indefinidamente para consulta futura.

É correto o que se afirma em: 

Em uma prefeitura, a equipe administrativa organiza reuniões e eventos para tratar de assuntos internos, planejar políticas públicas e promover a participação da comunidade. Esses encontros geram documentos que devem ser registrados e arquivados corretamente, conforme sua classificação e finalidade.

Analise as afirmativas abaixo sobre reuniões, eventos e documentos da administração municipal. Assinale V para verdadeiro e F para falso:

(__)Reuniões ordinárias são encontros periódicos, previstos em calendário, para tratar de assuntos rotineiros da administração.
(__)Reuniões extraordinárias ocorrem de forma excepcional, quando há necessidade de tratar de temas urgentes ou não previstos na agenda regular.
(__)Documentos resultantes de reuniões e eventos devem ser registrados e arquivados conforme normas de gestão documental, garantindo transparência, rastreabilidade e preservação da memória institucional.