Quanto aos fechos para comunicações oficiais deve  ser utilizada, para autoridades de hierarquia superior à  do  remetente,  inclusive  o  Presidente  da  República,  a  palavra “Atenciosamente”; para autoridades de mesma hierarquia  do  remetente,  de  hierarquia  inferior  ou  demais casos, usa­-se a palavra “Respeitosamente.”

As comunicações administrativas devem ser sempre  formais, isto é, obedecer a certas regras de forma. Isso  é  válido  tanto  para  as  comunicações  feitas  em  meio  eletrônico (por exemplo, o e­-mail, o documento gerado  no SEI!, o documento em html e etc.), quanto para os  eventuais documentos impressos.

O tratamento utilizado em documentos oficiais para  o  Presidente  da  República  é:  a  Sua  Excelência  o  Senhor  (endereçamento),  Excelentíssimo  Senhor  Presidente  da República  (vocativo), Vossa  Excelência  (tratamento  no  corpo  do  texto)  e  não  se  usa  abreviatura.  Para  Ministro  de  Estado  usa­-se:  A  Sua  Excelência o Senhor (endereçamento), Excelentíssimo  Senhor  Ministro  (vocativo),  Vossa  Excelência  (tratamento  no  corpo  do  texto)  e  V.  Exa.  (como  abreviatura).

A  impessoalidade  nas  redações  oficiais  decorre  de  princípio  constitucional  da  impessoalidade,  e  seu  significado remete a dois aspectos: o primeiro é que a  obrigatoriedade  não  seja  formada  por  pessoas;  o  segundo,  a  abstração  do  estado  como  um  ente  palpável.

Redação  oficial  é  a  maneira  pela  qual  o  Poder  Público orienta a redação de ofícios.