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A comunicação externa é o processo de troca de informações entre os gestores, de modo que a transmissão para os níveis operacionais é feita em cascata e não caracteriza o processo central de troca.

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A redação oficial de documentos, como ofícios e memorandos, exige o uso de linguagem clara, concisa, impessoal e em conformidade com a norma culta.

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Memorandos e circulares são exemplos de documentos funcionais, que são utilizados na comunicação externa à organização, para contato com os seus clientes.

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O protocolo é a área responsável por gerenciar o fluxo de documentos em uma organização, incluindo a sua recepção, o seu registro, a sua distribuição e a sua expedição.

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A classificação de documentos no protocolo refere‑se à organização dos papéis em ordem alfabética, para facilitar o arquivamento e ordenar os documentos dentro de um mesmo tema.

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A expedição de correspondência em uma organização refere‑se ao envio físico dos documentos, sem a necessidade de registro ou controle formal.

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Um ofício é um tipo de documento administrativo utilizado para a comunicação formal e externa entre os órgãos públicos ou entre estes e particulares.

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O registro de um documento no sistema de protocolo cria um número de identificação único que permite o seu rastreamento durante toda a sua tramitação.