A adequada gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a transparência e a preservação da memória institucional. A partir dessa informação e com base nas normas arquivísticas aplicáveis à Administração Pública, assinale a opção que apresenta um procedimento correto, quanto à organização e ao arquivamento de documentos.

Uma instituição de ensino superior iniciou a implantação de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para modernizar os processos relacionados a matrículas, históricos escolares, certificados e registros acadêmicos. O objetivo era garantir mais agilidade, segurança e rastreabilidade na tramitação das informações.
Considerando essa situação hipotética, assinale a opção que apresenta uma vantagem e um princípio fundamental da gestão eletrônica de documentos.