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A administração de materiais também atua no controle das dimensões materiais e financeiras, buscando diminuir os gastos e, com isso, ampliar a lucratividade e a capacidade competitiva das organizações. 

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Um gerenciamento apropriado dos recursos proporciona estoques maiores e mais bem equipados, aquisições com melhores condições e maior eficiência na administração dos insumos, resultando na diminuição dos custos operacionais por meio da integração desses elementos.

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O sistema de produção corresponde ao agrupamento de ações e de procedimentos interdependentes que participam do processo de geração de produtos ou oferta de serviços.

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Os principais componentes de um sistema de produção incluem insumos, o processo responsável pela transformação e os resultados gerados.

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As saídas, também chamadas de outputs, representam os elementos que passam por transformação para originar produtos e, entre esses recursos, estão as matérias‑primas, a força de trabalho, o capital, os maquinários, os equipamentos, as instalações físicas e os sistemas de informação.

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O subsistema de controle refere‑se ao conjunto de ações voltadas a garantir que as programações sejam seguidas conforme os padrões estabelecidos, com o objetivo de assegurar a eficácia e a eficiência do sistema.

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A retroalimentação no sistema produtivo é essencial para promover a melhoria contínua da organização frente às mudanças e às exigências do mercado e, para isso, é necessário que o sistema seja fechado, possibilitando um maior controle e uma maior qualidade ao processo.

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A logística integra a cadeia de suprimentos e tem como função planejar, executar e monitorar o deslocamento de materiais e as informações relacionadas, de modo eficiente e econômico, desde o ponto de origem até o destino final.

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Uma das atribuições da gestão de materiais consiste em distribuir adequadamente os recursos disponíveis, com o propósito de atingir as metas definidas pela organização.

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Diversas ações integram a administração de materiais, entre as quais se destacam: a utilização de um transporte eficiente e econômico; a preparação adequada da área de recebimento para assegurar a correta entrada dos materiais; a identificação de desperdícios; e a prevenção da obsolescência.

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Na estrutura organizacional, a área de administração de materiais fica diretamente ligada à área comercial, além de oferecer suporte à área de desenvolvimento de produtos e à área financeira.

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O chamado efeito chicote ocorre quando uma grande variação na demanda em um ponto da cadeia gera uma expectativa de demanda muito menor do que a expectativa real, que vai diminuindo no decorrer da cadeia.

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Uma forma de enfrentar as incertezas na cadeia de suprimentos é adotar práticas que diminuam a imprevisibilidade, como o planejamento, a gestão colaborativa e o compartilhamento de informações entre os envolvidos.

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O processo de compras nas organizações é de grande relevância e deve ser realizado com atenção minuciosa. Assim sendo, a seleção criteriosa de fornecedores, a procura por produtos e serviços de excelência, a obtenção de boas condições comerciais e a redução de estoques são práticas da área de compras que proporcionam vantagem competitiva. 

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Antes de ser executada, toda solicitação de compra deve passar por aprovação, a fim de evitar problemas com fornecedores e gastos desnecessários. Para isso, é essencial, então, que as informações contidas na requisição sejam claras, permitindo a avaliação adequada pela diretoria ou pelos responsáveis pela autorização financeira. 

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A cotação de preços é um documento emitido em múltiplas vias com a finalidade de assegurar um controle rigoroso sobre a aquisição realizada. 

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Para evitar contratações de fornecedores que não atendam aos padrões de qualidade da empresa, é essencial utilizar ferramentas que controlem esse processo. Desse modo, entre as etapas recomendadas na seleção de fornecedores estão: pesquisa de potenciais fornecedores; definição de critérios de avaliação, seleção; cadastro; acompanhamento de pedidos; e estabelecimento de parcerias. 

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A qualificação, ou seleção de fornecedores, envolve avaliar o desempenho potencial dos fornecedores, isto é, verificar se eles apresentam a capacidade para atender às demandas e aos padrões exigidos pela empresa ou pelos clientes.

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Para desqualificar um fornecedor, é necessário contar com um sistema de monitoramento de desempenho, que envolva diversos setores da organização e permita coletar informações das áreas impactadas pelo fornecimento avaliado.

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Ter múltiplos fornecedores para itens estratégicos é uma medida inteligente que pode gerar diversos benefícios para as organizações, tais como: ampliar o poder de barganha nos preços; garantir o fornecimento; permitir a escolha por fornecedores com melhor desempenho; e assegurar o atendimento durante períodos de alta demanda.