A Lei nº 8.159/91 define arquivos públicos como os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias. À luz dessa lei, os documentos públicos são identificados como:
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No Brasil, os microfilmes produzem os mesmos efeitos legais
dos documentos originais e podem, a critério de autoridade
competente, ser eliminados. Entretanto, determinados documentos não podem ser eliminados mesmo após sua
microfilmagem, são eles:
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Em 2018, o arquivo de uma instituição de saúde decidiu realizar
o descarte de prontuários antigos. A legislação brasileira recomenda período mínimo de 20 anos a partir do último registro
para guarda de prontuários antes de sua eliminação. Considerando essa legislação, puderam ser eliminados os prontuários:
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Um médico procura o arquivo da instituição onde trabalha
para solicitar o prontuário de um de seus pacientes, com intuito
de divulgar os dados em uma revista científica. Ao ser questionado sobre a autorização do paciente, o médico esclarece
que não a solicitou, pois ele acompanha o paciente há muito
tempo e que após a publicação o comunicará. Frente a essa
situação o agente de documentação deve:
O processo de digitalização de prontuários deve ser realizado
de forma a garantir integridade, autenticidade e confidencialidade
do documento digital, para isso os métodos de digitalização:
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Para profissionais que trabalham com arquivos de suporte em
papel é relevante o conhecimento básico sobre conservação
preventiva de documentos. O homem é considerado, entre os
agentes biológicos externos, o que mais degrada o papel ao
manuseá-lo. São também considerados agentes biológicos
externos que levam a degradação do papel:
Os arquivos podem estabelecer rotinas em suas atividades
com cuidados que minimizem a ação dos agentes externos de
deterioração dos documentos. Dessa forma, pode-se destacar como práticas que diminuem a ação de agentes físicos
sobre o papel:
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Após o falecimento do senhor José da Silva, sua esposa procura o arquivo da instituição de saúde onde ele esteve internado,
para solicitar a cópia do prontuário de seu falecido companheiro.
Mediante a solicitação, o agente de documentação deve:
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A técnica de conservação que tem por objetivo proteger o
documento, a partir da armazenagem segura em embalagens
adequadas destinadas para esse fim, denomina-se:
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Os arquivos podem ser classificados segundo a natureza dos
documentos que estão sob sua guarda. Considerando que os
arquivos médicos e hospitalares têm sob sua custódia documentos resultantes das atividades de um campo específico, é
possível classificá-los como:
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Historicamente, arquivos, bibliotecas e museus têm a função
de guarda de documentos. Embora possuam a função comum
de guarda, essas instituições têm objetivos diferentes, sendo o
objetivo dos arquivos:
O arquivo de uma instituição de saúde recebeu o prontuário
de três novos pacientes para serem arquivados, são eles:
Mariza Souza Pereira, Tiago Tavares Pereira, Dolores da
Silva Pereira. O método de arquivamento utilizado pelo arquivo é o alfabético, sendo assim a ordem correta de arquivamento é a seguinte:
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A imagem abaixo é de uma mapoteca, um móvel utilizado para
a guarda de mapas e outros documentos de dimensões semelhantes, como plantas e desenhos. Esse móvel permite que os
documentos sejam armazenados uns sobre os outros, propiciando seu melhor acondicionamento. O tipo de arquivamento a que esses documentos são submetidos é o:
Arquivos podem deter sob sua guarda documentos que, pela
natureza de seu conteúdo, demandam medidas especiais de
proteção quanto a sua guarda e acesso ao público. Documentos desse tipo são classificados como:
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Seguindo as regras de alfabetação para arquivamento, uma
correspondência que tem como remetente o senhor Luciano
Couto de Almeida deve ser arquivada da seguinte forma:
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Uma instituição hospitalar recebeu um parecer técnico assinado pelo Dr. José Vieira de Assis Neto. Considerando que o
arquivo utiliza o método alfabético para arquivar os documentos sob sua guarda, a forma correta de arquivamento do parecer é:
O método numérico de arquivamento que consiste na atribuição de um número a cada pessoa, seja ela física ou jurídica,
em que a organização das fichas ou pastas obedecem a ordem de entrada, sem qualquer preocupação com ordenação
alfabética, chama-se:
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Em instituições de grande porte que arquivam seus documentos por número, como hospitais e bancos, é necessária a
utilização de métodos que minimizem os erros no arquivamento e permitam a rápida localização do arquivo desejado. Nesses casos, o método numérico recomendado é o:
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