O processo de análise e seleção de documentos de arquivo que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos trata-se de:

Documento que uma autoridade emite como forma de comprovação de fato ou situação de que tenha conhecimento, em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce. Destina-se a uma afirmação oficial de fatos, não sendo apropriado para tratar de situações permanentes e que constam em arquivos de um setor administrativo. Esse tipo de documento chama-se: