O arquivamento de documentos na Administração Pública é uma atividade essencial, visto que as informações que tramitam no âmbito público são extremamente importantes para assegurar os direitos dos cidadãos, bem como o nascimento das suas obrigações. O departamento de tributação da Prefeitura Municipal, pretende arquivar de forma digital os dados dos Contribuintes separando, primeiramente, pelo tipo do imposto (ISS, IPTU, ITBI) e, após, pelo número de inscrição cadastral do Contribuinte. Considere que os Contribuintes possuem um número de inscrição para cada imposto. Com base nas informações apresentadas, as formas mais adequadas para o arquivamento dos dados digitais mencionados será através da utilização/combinação dos métodos de arquivamento:

A fase de arquivamento em que os documentos oficiais são utilizados ou consultados de forma frequente e precisam ficar à disposição imediata dos servidores públicos, é chamada de: