Durante o processo de gestão administrativa de uma escola pública municipal, o secretário escolar foi solicitado a revisar o Cadastro Escolar e atualizar o Fluxograma das turmas do Ensino Fundamental, assegurando a correta distribuição dos alunos conforme o ciclo escolar definido pela Proposta Pedagógica e pelo Regimento Escolar. Ao analisar o sistema, o secretário percebeu inconsistências: alguns alunos foram alocados em turmas de ciclo superior sem registro formal de progressão, e o fluxo entre etapas não seguia o padrão temporal do ciclo. Diante dessa situação, qual deve ser o procedimento correto do secretário escolar, conforme os princípios da gestão documental, do controle de fluxo e da organização dos ciclos escolares?