No contexto de arquivamento eletrônico, a digitalização pura e simples de documentos físicos, sem a concomitante aplicação de softwares de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) ou indexação por metadados, inviabiliza buscas textuais eficientes e a interoperabilidade plena com sistemas de gestão documental. 

A Lei nº 12.682/2012 e o Decreto nº 10.278/2020 regulamentam a digitalização de documentos públicos e privados, conferindo a esses documentos digitais a mesma validade jurídica dos originais físicos, desde que sejam seguidos os requisitos técnicos e de segurança estabelecidos.