Ao assumir a organização do fluxo documental do setor, um servidor percebeu que as informações recebidas eram registradas de forma inconsistente, ocasionando perda de rastreabilidade e dificuldade na localização de documentos essenciais. Após observar o impacto dessas falhas nos processos administrativos, ele elaborou uma proposta para padronizar as rotinas e reforçou que compreender o conceito de documentação é fundamental para dar suporte às decisões da instituição. A equipe avaliou a proposta e discutiu o significado técnico do termo.

Com base na situação narrada, assinale a alternativa correta.

Durante levantamento interno, verificou-se que muitos servidores desconheciam as etapas formais que estruturam o ciclo de vida dos documentos produzidos pela instituição. Esse desconhecimento gerava atrasos, duplicidade de tarefas e inconsistências no controle de informações. Diante disso, foi proposta a criação de instrução normativa que estabelecesse as fases do processo documental, visando organizar o trabalho e reforçar a padronização.

Considerando o caso descrito, escolha a alternativa correta.

Uma equipe analisava a estrutura de armazenamento documental do órgão, identificando falhas na separação entre documentos correntes, intermediários e permanentes. Durante a discussão, os servidores elaboraram afirmativas para verificar seu entendimento sobre o conceito de arquivo e suas categorias. Após avaliar definições técnicas, os participantes foram orientados a identificar as afirmações corretas.

I. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades.
II. Arquivo permanente deve ser eliminado após cumprir sua função administrativa.
III. Arquivo corrente reúne documentos em uso frequente ou em tramitação.

Com base nas informações apresentadas, indique a alternativa correta.

Durante inspeção em um ambiente de armazenamento, verificou-se que documentos importantes estavam sendo danificados pela umidade e má ventilação. Ao constatar que esses registros eram essenciais para comprovar atos administrativos, a chefia determinou adoção de medidas preventivas de conservação, exigindo observância de padrões específicos de manutenção e controle ambiental.

Assinale a alternativa correta.