Ao receber um documento destinado à Administração Pública, o assistente administrativo percebe que ele deve ser encaminhado a outro setor para análise. Antes de realizar a tramitação, registra a entrada do documento conforme os procedimentos institucionais, permitindo companhar sua movimentação posteriormente. Essa prática é importante porque:

Uma unidade administrativa possui grande quantidade de documentos acumulados. Alguns são consultados com frequência, enquanto outros possuem valor histórico ou administrativo e precisam ser preservados. O responsável pelo setor decide organizar os documentos considerando sua natureza, frequência de utilização e necessidade de conservação. Essa decisão está relacionada ao princípio de que: