Embora ainda seja usado, o documento passa a ter um valor secundário puramente histórico, que é preservar e divulgar a história da empresa ou instituição.

Mesmo apresentando um valor secundário, os documentos desta fase podem ser utilizados no dia a dia da empresa, a qualquer momento, sob qualquer situação.

Os documentos precisam estar disponíveis para fins legais, administrativos e financeiros, mas nem todos precisam ser armazenados definitivamente.

Nesta fase os documentos iniciam o período de inatividade e podem passar por um processo de arquivamento temporário caso sofra prescrição.

Os primeiros esboços da norma ISAD(G) desenvolveramse em 1988 com o suporte técnico ONU em função de se tratar de uma norma internacional.

O primeiro congresso internacional de arquivos foi realizado na cidade de Tóquio, no Japão, no ano de 1992 e contou com a participação de dezesseis nações.

Foi somente no ano de 2000, no XIV Congresso Internacional de Arquivos, em Sevilha, que uma segunda versão da norma ISAD(G) foi disponibilizada.

A primeira versão da norma ISAD(G) foi desenvolvida pela Comissão Ad-Hoc para as Normas de Descrição Internacional, mais tarde batizadas de ISDN.

Um representante do Poder Judiciário Federal e; dois representantes do Poder Legislativo Federal.

Dois representantes do Poder Executivo Federal e; dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais.

Dois representantes das instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia.

Dois representantes do Arquivo Nacional e; dois representantes do Poder Judiciário Federal.

O software PaperSys deve ser utilizado em empresas que requerem um alto grau de segurança de arquivos digitais.

É possível gerenciar autorização de pessoas a documentos por meio de criação de perfis com a plataforma DigiPaper.

Alguns softwares possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ISDN-Br.

Trata do gerenciamento de diferentes e diversos tipos de documentos através de softwares como o Fusion Plataform.

O territorial, quando a empresa possuir várias filiais e precisar ordenar as documentações por nome de cidades; ou alfanumérico, quando envolver uma classificação de documentos com letras e números.

O superficial, quando fichas arquivadas estiverem umas sobre as outras, bem como em caixas, estantes ou escaninhos ou; o artificial, quando fichas estiverem dispostas umas atrás das outras, permitindo rápida consulta.

O ideológico, quando a ordenação dos documentos for feita por assunto ou; o numérico simples, quando a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado.

O alfanumérico, quando envolver uma classificação de documentos com letras e números ou; o numérico composto, quando existirem documentos em duplicidades (versões).

Inutilização; digitalização e; condições de acesso.

Compilação; indexação e; tempo de retenção.

Armazenamento e manutenção; compilação e; codificação.

Digitalização; codificação e; arquivo (físico ou software).

Os documentos públicos podem ser identificados como provisórios e permanentes, sendo que os provisórios são os documentos que embora não tenham uma continuidade de uso, constituem objeto de consulta.

Não serão considerados públicos, os documentos produzidos por entidades privadas, mesmo quando estiverem encarregadas da gestão de serviços públicos e no exercício de suas atividades.

Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada somente mediante autorização da instituição arquivística pública federal regulamentada por lei.

De registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho.

De certificação comprobatória legal prevista e regulamentada pelo Ministério do Trabalho.

De registro no Conselho de Classe Superior ou Técnico, respectivos.

De homologação da autorização do exercício pleno da profissão expedida pelo órgão regulamentador.

Quando colocar em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional.

Quando for observado risco a vida, a segurança ou a saúde da população.

Quando oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País.

Quando comprometer uma instituição de pesquisa científica e seu respectivo objeto de análise.