O setor de recebimento e classificação do protocolo de uma secretaria estadual recebeu, pelo malote, um lote com correspondências de natureza variada. Entre elas havia documentos oficiais ostensivos, documentos oficiais sigilosos e cartas particulares endereçadas a servidores. Considere as seguintes etapas da rotina do setor:

I. Apor o carimbo de protocolo no canto superior direito do documento.

II. Separar a correspondência oficial da particular.

III. Abrir a correspondência oficial de caráter ostensivo.

IV. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

V. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dessas etapas.

Ao implantar o programa de gestão de documentos de uma autarquia, a comissão responsável precisou definir o tratamento dos documentos em cada fase do ciclo vital. Também precisou definir os valores que eles apresentam e a localização física dos acervos. Sobre o tema, julgue as afirmativas a seguir em verdadeiras (V) ou falsas (F).

(__) Na fase intermediária, os documentos, ainda dotados de valor administrativo, são pouco consultados e aguardam sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

(__) Ao término do prazo de guarda na fase intermediária, o documento adquire valor secundário, o que impõe seu recolhimento ao arquivo permanente da instituição.

(__) Os arquivos intermediários devem permanecer junto aos órgãos produtores, a fim de facilitar a consulta pelos setores que geraram os documentos.

(__) O valor primário acompanha o documento desde a sua criação e está presente nas fases corrente e intermediária.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo.

No setor de expedição de um órgão público, um servidor deve encaminhar a outro órgão um documento oficial de caráter sigiloso. Antes do envio, a chefia solicitou que ele confirmasse a forma correta de acondicionamento e de expedição desse tipo de correspondência.

Com base nos procedimentos de expedição de correspondência sigilosa, assinale a alternativa CORRETA.

Durante a reorganização do arquivo de uma secretaria de saúde, a equipe responsável elaborou um guia interno. Nele, relacionou os princípios arquivísticos às orientações práticas que deveriam nortear o tratamento dos documentos acumulados pelo órgão.

Relacione a Coluna I à Coluna II.

Coluna I

1. Princípio da proveniência.

2. Princípio da organicidade.

3. Princípio da unicidade. 

4. Princípio da indivisibilidade ou integridade.

Coluna II

(__) Os documentos de arquivo conservam caráter único em função do contexto em que foram produzidos, qualquer que seja sua forma, gênero, tipo ou suporte.

(__) Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

(__) Os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

(__) Os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora em suas relações internas e externas.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é: