A secretaria de uma rede municipal de ensino mantém cerca de quarenta mil pastas de alunos, identificadas por número de matrícula atribuído sequencialmente desde a implantação do sistema. A equipe constatou que as pastas mais recentes se acumulam nas últimas gavetas, sobrecarregando os arquivistas responsáveis por aquele trecho, enquanto as primeiras gavetas quase não são movimentadas. A coordenação determinou a adoção de método que distribua a carga de trabalho de forma equilibrada entre as gavetas, sem alterar a numeração já atribuída. Assinale a alternativa que apresenta CORRETAMENTE o método de arquivamento adequado à situação e o respectivo critério de ordenação.

Avalie as asserções a seguir, relativas ao ciclo de vida dos documentos de arquivo, e a relação proposta entre elas.

I. Os diários de classe e as folhas de frequência que já cumpriram a finalidade administrativa imediata na secretaria escolar, mas ainda precisam ser conservados pelos prazos fixados na tabela de temporalidade, devem ser transferidos ao arquivo intermediário até que se cumpra a destinação prevista.

PORQUE

II. Consideram-se intermediários os documentos que, não sendo de uso corrente na unidade produtora, aguardam, por razões de interesse administrativo, a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa CORRETA a respeito dessas asserções.

A unidade protocolizadora de uma secretaria municipal de educação recebeu, no início do expediente, um requerimento entregue pessoalmente por responsável legal, acompanhado de documentação comprobatória. O assistente administrativo deve executar as atividades de protocolo na ordem técnica correta, de modo que cada etapa forneça os elementos exigidos pela etapa seguinte. Analise as ações a seguir.

I. Registrar o documento e autuá-lo, reunindo e ordenando as peças para a formação do processo.

II. Conferir a correspondência recebida, separando a de caráter oficial da de caráter particular.

III. Controlar a movimentação do processo entre as unidades, registrando cada trâmite até a decisão final.

IV. Verificar a existência de antecedentes e classificar o documento segundo o código de classificação de assuntos.

V. Encaminhar o processo formado à unidade administrativa competente para instrução e manifestação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA de execução das atividades. 

No acompanhamento dos processos em curso na secretaria municipal de educação, o assistente administrativo registra no sistema atos de movimentação com denominações técnicas próprias. Relacione a Coluna I à Coluna II.

Coluna I

1. Distribuição.

2. Diligência.

3. Sobrestamento.

4. Desarquivamento.

Coluna II

(__) Suspensão temporária do andamento do processo, por decisão fundamentada, enquanto se aguarda providência ou fato de que dependa o prosseguimento.

(__) Retirada do processo do arquivo, a pedido de unidade interessada, para retomada da instrução ou para consulta às peças que o compõem.

(__) Encaminhamento do processo à unidade competente para instrução ou manifestação, com o correspondente registro do trâmite no sistema de controle.

(__) Providência determinada no curso da instrução, destinada a suprir falta ou a esclarecer ponto reputado necessário à formação da decisão.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

A secretaria de uma unidade escolar mantém acervo híbrido, composto por pastas em papel e por documentos produzidos e armazenados em meio eletrônico. Julgue as afirmativas a seguir em verdadeiras (V) ou falsas (F).

(__) A adoção de nomenclatura padronizada para os arquivos digitais, com identificação do tipo documental e da data em formato ano, mês e dia, favorece a recuperação da informação e a ordenação automática pelo sistema.

(__) O documento mantido em meio digital dispensa a aplicação da tabela de temporalidade, uma vez que a guarda eletrônica supera a limitação de espaço físico e autoriza a conservação por prazo indeterminado.

(__) A realização de cópias de segurança em suporte distinto e em local diverso do original integra a política de preservação do acervo digital, por reduzir o risco de perda decorrente de falha do equipamento.

(__) A migração periódica dos arquivos para formatos e suportes atualizados constitui medida de preservação digital, pois a obsolescência tecnológica compromete o acesso ao conteúdo ainda que o suporte permaneça íntegro.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo.

A unidade protocolizadora de uma secretaria municipal de educação recebeu novo requerimento apresentado pelo mesmo interessado e relativo ao mesmo objeto de processo já em curso naquela unidade. A chefia determinou que as peças passassem a compor um só conjunto documental, em caráter definitivo, de modo que o expediente mais recente perdesse a identidade própria e a instrução prosseguisse em autos únicos. Com base no caso apresentado, assinale a alternativa que identifica CORRETAMENTE o procedimento determinado.