Questões IF-MT 2019 para Assistente em Administração

Ano: 2019 Banca: IF-MT Órgão: IF-MT Prova: IF-MT - 2019 - IF-MT - Assistente em Administração |

Q1027612 Arquivologia

Tomando como base a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu capítulo 1, Art. 3°: "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." No processo de gestão de documentos ou gestão documental, Paes (2004) destaca três fases básicas: a produção, a utilização e a avaliação e destinação. Sobre a gestão documental, em especial essas três fases, marque a alternativa CORRETA.

A Produção de Documentos, refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, é importante que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e se evite a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.

A Utilização de Documentos é uma fase que inclui atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamentos de documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas da instituição.

A Avaliação e Destinação de Documento é possivelmente uma das fases mais complexas no processo de gestão documental. É uma fase que se desenvolve mediante análise e avaliação dos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituições e acumulados nos seus arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando-se apenas quais deles serão objetos de arquivamento permanente.

A Avaliação é medida a partir da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo que estabelece, exclusivamente, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos pela instituição no âmbito de suas funções e atividades.

A Gestão de Documentos assume nas instituições um papel menos relevante do que a gestão de materiais e de recursos humanos.

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