A organização de arquivos, como de qualquer outro setor numa instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Uma dessas etapas é a que trata de verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional, constatando pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. Essa fase intitula-se

Um método de documentação é dividido em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia. Seu plano inicial não precisa ir além das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. Essa descrição refere-se ao método