Depois de receber, identificar, classificar e registrar o documento ele poderá ser distribuído, isso quer dizer, que o documento poderá ser enviado externamente ao setor competente.

O registro de um documento pode ser manual ou informatizado e recebe uma numeração sequencial para que seja identificado durante sua tramitação.

Diversos são os documentos que podem ser recebidos no setor de protocolo. Entre eles podemos citar os memorandos e as certidões.

O protocolo geralmente é um setor onde costumam ocorrer ações pertinentes a movimentação de documentos, tais como o recebimento, o registro e a tramitação de documento.