Deve-se considerar a intenção do emissor e a finalidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação comunicativa.

O destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes.

No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção).

O que se comunica é sempre algum assunto relativo às solicitações feitas por pessoas ou órgãos, mesmo que o requerido, solicitado, não seja pertinente ao órgão demandado.

A redação oficial não deve ser isenta da interferência da individualidade de quem a elabora. A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária mediação entre pessoal e impessoal.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público.

O universo temático das comunicações oficiais não se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, pois pode haver também interesse privado. É natural então, caber na comunicação oficial tom particular ou pessoal.

O tratamento pessoal, que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais, decorre de quem recebe a comunicação: ela pode ser dirigida a um cidadão, então nesse caso específico ela é pessoal.