Questões de Concurso Público SESACRE 2019 para Agente Administrativo

A organização de documentos e arquivos pode ser entendida como um serviço cuja finalidade principal seja a de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos em organizações em geral. A respeito de algumas vantagens e benefícios da organização de arquivos, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) e assinale a alternativa correta.

( ) Organização física adequada.

( ) Sistema de identificação.

( ) Padronização dos métodos de arquivamento.

( ) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

( ) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

Assinale a alternativa correta

A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta

I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.

II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.

III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.

Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.

II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.

III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e destinação dos documentos.

Assinale a alternativa correta.

Uma boa gestão de documentos também possibilita um controle maior sobre os acessos. Isso pode ser feito por meio de fichas ou controles com os dados de quem consultou cada arquivo, bem como o dia e a hora em que ocorreu esse evento. Também pode indicar o tempo em que o material ficou em posse de alguém. Em um sistema virtual isso pode ser registrado automaticamente, permitindo, inclusive, verificar se houve alterações (inclusões ou exclusões) no conteúdo dos arquivos consultados. Uma solução de gerenciamento de documentos também permite especificar os requisitos e níveis de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos. Esse tipo de sistema pode ser feito com base em determinados aspectos.

Sobre este assunto, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) Níveis de sigilo.

( ) Relevância das informações nos arquivos.

( ) Cargos e funções que podem acessar os diferentes grupos de arquivos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo