documentos correntes possuem valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.

os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários, permanentes e transitórios. 

os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 

não são públicos os documentos produzidos por entidades privadas que prestam serviços público.

Todos possuem direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, inclusive aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas destinadas à guarda permanente de todos os documentos, sem avaliação ou eliminação, e a cessação das atividades de instituições públicas implica eliminação permanente de sua documentação.  

É dever exclusivo dos órgãos do Poder Legislativo a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.  

o desmembramento e a reconstituição de processos administrativos visam organizar, corrigir e garantir a integridade dos documentos no curso do processo.

a autuação, distribuição e controle do ciclo de tramitação são responsabilidades exclusivas da autoridade superior do órgão. 

o encerramento de volumes é realizado apenas após a eliminação dos documentos, independentemente de sua classificação de arquivamento. 

a juntada de documentos é dispensável quando os processos se encontram em fase intermediária ou permanente e a divulgação oficial dos atos administrativos é proibida, mesmo quando não houver sigilo previsto na Constituição.