O emissor de redação oficial é frequentemente o serviço público.

O destinatário da redação oficial é sempre concebido como público, ou seja, um cidadão ou outro órgão público.

A impessoalidade é um dos princípios das comunicações oficiais e é estritamente demonstrada na linguagem concisa, clara, objetiva e formal.

O padrão culto da linguagem adotada nas comunicações oficiais não admite a simplicidade de expressão, pois a simplicidade é costumeiramente confundida com pobreza de expressão, com vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

A padronização das comunicações oficiais diz respeito exclusivamente ao emprego da norma culta da língua.

Em uma correspondência do Conselho Federal de Medicina (CFM) endereçada à atual presidente do Brasil, é correta a frase “V. Ex.ª será comunicado a respeito das decisões desse conselho.”

Em correspondência para um secretário de estado de um governo estadual, estará adequada às normas gramaticais e protocolares a frase “Sabemos ser do vosso conhecimento tal fato.”

No envelope, o endereçamento de comunicação dirigida ao ministro de Estado da Justiça, deve ter a seguinte formatação:
                              A Sua Excelência o Senhor
                              [Fulano de Tal]
                              Ministro de Estado da Justiça
                              CEP: xxxxx-xxx – Brasília. DF

O tratamento digníssimo (DD) continua sendo recomendado para as redações oficiais, com a finalidade de demonstrar respeito e reconhecimento do valor do cargo do destinatário ocupante de cargo público.

Os ofícios, os memorandos e os anexos deverão ser impressos em apenas uma das faces do papel, para maior elegância e requinte do documento.