No sistema indireto de arquivamento, a localização de um documento exige que se consulte, inicialmente, um índice para descobrir qual a codificação da pasta desejada.

Um arquivo que abriga grande volume de documentos e precisa ser consultado constantemente irá exigir uma organização mais objetiva, com menor número de guias e diversificação dos índices.

A escolha do método ou sistema de arquivamento é feita levando em conta o volume do arquivo, a frequência de consultas e o tipo de material a ser preservado, visando a rapidez e a facilidade de consulta.

O método alfabético nominal, também chamado de método comercial, utiliza como princípio a organização de nomes de pessoas, empresas ou instituições em ordem alfabética. As pastas são separadas por guias alfabéticas.

Arquivos especializados independem da forma física ou material que apresentam.

Arquivos especiais e arquivos especializados são duas denominações para uma mesma categoria ou um mesmo arquivo.

Os arquivos especializados mais usualmente encontrados são os de fotografias, fitas audiomagnéticas, filmes, catálogos impressos e recortes de jornais.

Os arquivos especializados têm utilizado cada vez mais a microfilmagem, que traz a vantagem de economia de espaço, mas acarreta gastos ou custos fixos decorrentes maiores.