Classificação – é a conferência do estado físico do documento e a consequente manutenção ou restauração para que se possa gerar uma cópia legível ou mesmo consultá-lo.

Codificação – é o momento em que o arquivista aplica ou acrescenta os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, letras e números, etc.

Guarda de documentos – é a disposição do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Ordenação – disposição dos documentos de acordo com a classificação e codificação dadas.