Nos documentos oficiais, deve constar o nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade.

Deve-se usar uma linha acima do nome do signatário do documento, que deve ser grafado em letras maiúsculas, sem negrito.

O cargo da autoridade que expede o documento deve ser redigido apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que ligam as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas.

Na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho).

Para destaques, deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo e bordas.