Veiga (2010) estabelece que, para que uma reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas, e cabe a quem for secretariar encarregar-se delas. Segundo a autora, a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, e entre eles está aquele que representa a agenda da reunião, em que constam os assuntos que serão discutidos, em ordem de importância, e o tempo disponibilizado para cada item. O referido aspecto é chamado de:

De acordo com Bond e Oliveira (2011), é um dos exemplos da comunicação verbal escrita: