A destinação de eliminação de um documento ocorre quando ele não apresenta valor secundário (probatório ou informativo). 

A primeira fase, dos prazos de guarda de um documento, é denominada inicial e se caracteriza pela baixa frequência de uso e consulta. 

O prazo de guarda corrente corresponde à etapa em que os documentos não são frequentemente utilizados, mas precisam estar disponíveis para possíveis consultas. 

No campo “observações” constam os nomes dados aos conjuntos documentais que foram identificados e agrupados em códigos, considerando as análises das funções, subfunções, atividades. 

O almoxarifado é responsável pela guarda dos documentos na etapa intermediária, sendo responsável pela destinação final, seja a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.