Transferência e recolhimento são os meios pelos quais se dá o ingresso de documentos nos arquivos, o que os diferencia de outras instituições de custódia. Algumas bibliotecas, no entanto, dispõem de mecanismo de ingresso similar, qual seja,
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A formação progressiva, natural e orgânica típica dos arquivos opõe-se, no caso dos museus, dos centros de documentação e da maioria das bibliotecas, à:
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