A função básica do arquivo em uma instituição pública, para além da simples guarda física, é:

Um órgão público pretende reorganizar seu arquivo administrativo. Os processos recebem um número sequencial no momento de sua abertura e são arquivados segundo essa numeração. Para localizar determinado processo, o servidor consulta previamente um índice alfabético contendo o nome do interessado e o respectivo número do processo. Considerando os métodos de arquivamento, o procedimento descrito caracteriza predominantemente o método: