Elaborar documentos em face das atividades da instituição.

Determinar quais documentos devem ser eliminados e quais serão mantidos.

Utilizar os documentos para auxílio nas atividades da instituição. Nessa fase, temos a presença das atividades de protocolo, de organização e arquivamento.

Determinar os níveis e normas de acesso à documentação. Nessa fase, indica-se quem são os autorizados a acessar os documentos