AUTENTICAÇÃO: Declaração de que um documento é autêntico, ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, feita num determinado momento por pessoa física ou jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora).

DESENTRANHAMENTO: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.

DILIGÊNCIA: Trata-se do ato investigatório ou de pesquisa que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

GOVERNANÇA PÚBLICA: Refere-se ao conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade.

ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA: Documento que estabelece formalmente as regras a serem cumpridas, visando a prestação de serviço/produção de produto dentro de padrões de conformidade estabelecidos.

O ciclo de vida de um documento é o conjunto de fases que ele percorre desde a sua criação até a sua destinação final. 

As fases são determinadas pelo valor que o documento tem para a organização e para a sociedade. Este valor pode ser primário (função administrativa ou operacional que originou o documento) ou secundário (função informativa ou cultural que o documento adquire ao longo do tempo). É de acordo com essas características que os documentos são classificados em corrente, intermediário ou permanente.

Arquivo corrente - O arquivo de primeira idade ou corrente é aquele que contém os documentos que estão em uso frequente pela organização. É a fase inicial de gestão documental e abrange registros ativos. 

Arquivo intermediário - O arquivo intermediário contém os documentos que já não são usados com frequência pela organização, mas ainda precisam ser guardados por algum motivo legal ou administrativo.

Arquivo permanente - Chamados também de documentos de segunda idade ou semi-ativos, têm valor primário residual e estão sujeitos a uma eliminação futura.