Na fase corrente, o documento ainda será utilizado pela administração; porém, com menos frequência, podendo ser levado para o depósito.

Na destinação final, o documento poderá ser eliminado, caso represente apenas um valor secundário (probatório ou informativo).

Na fase intermediária, o documento é utilizado com freqüência e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Os órgãos da Administração Pública devem criar e utilizar uma tabela de temporalidade. Essa tabela determina prazos e ações que precisam ser tomadas conforme o tipo de documento em questão.

O prazo de guarda representa o tempo em que um documento poderá ser desarquivado, seja nas fases corrente ou intermediária. Esse prazo leva em consideração as necessidades de quem elaborou os documentos.