Questões de Concurso Público Prefeitura de Araraquara - SP 2023 para Arquivista

É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado. Entende-se por “documento classificado” o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação.

Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou legislativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é estruturada com base no Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, esse elaborado com o método de classificação funcional, em que os tipos e séries documentais ficam relacionados à área, à função, à subfunção e à atividade que originaram sua produção ou acumulação.

Assim, a primeira parte da Tabela de Temporalidade está organizada de acordo com a classificação, ou seja, o primeiro campo da primeira parte refere-se aos tipos documentais (ou séries documentais); o segundo, ainda da primeira parte, às subfunções; o terceiro às atividades; e o quarto às funções.

A avaliação de documentos é o processo de análise e seleção de documentos visando estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A avaliação é composta pela análise multidisciplinar que permite a identificação dos valores dos documentos e contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, para a agilidade e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

Os valores primários relacionam-se diretamente a quem produziu o documento, considerando seu uso para fins administrativos.

Os valores secundários ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa em qualquer área do conhecimento.