Questões de Concurso Público EMBASA 2010 para Assistente de Serviço Administrativo I

Ao receber a correspondência, o protocolo setorial deve abrir o envelope e verificar se o documento está assinado pelo remetente, por um representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração. Em seguida, deve averiguar se a correspondência deve ou não ser autuada.

A formação de processo deve incluir as seguintes ações: prender toda a documentação dentro de uma capa, obedecendo à ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente; colocar uma etiqueta na capa com o número de protocolo; numerar as folhas do processo em ordem crescente e sem rasuras; identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado.

A autuação do processo deve ser feita, preferencialmente, a partir de um documento original; no entanto, pode-se utilizar uma cópia de documento, autenticada por alguém dotado de fé pública. Documentos transmitidos por fax, entretanto, não podem constituir peças de processo.

Documento classificado como reservado, confidencial ou secreto não pode ser processado no setor de protocolo, devendo ser enviado diretamente à presidência do órgão ou entidade, que é o único setor autorizado a manipular documentos com qualquer classificação de sigilo.

Métodos de arquivamento ou de ordenação são aqueles usados para organizar os documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, dentro das unidades de armazenamento (pastas, caixas, gavetas etc.).