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A Teoria das Três Idades reparte o ciclo de vida dos documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica em três fases: corrente, intermediária e permanente. Os arquivos correntes são os conjuntos montados nos setores de trabalho, em decorrência das funções e atividades exercidas e das necessidades de mantê-los no local por razões administrativas e técnicas. Esses arquivos são essenciais ao funcionamento cotidiano de quem os acumula. Em uma fase seguinte, os arquivos correntes tornam-se semi-inativos ou passam diretamente à fase de inatividade, isto é, ao arquivo permanente, ou são eliminados.

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No Brasil, com o crescimento quantitativo dos documentos e da variedade de assuntos, passou-se a subdividir os assuntos principais, criando cabeçalhos subordinados a outros de valor mais amplo. O sistema numérico-duplex, adotado para melhorar o trato documental em repartições que acumulavam muitos documentos, atribui um número na ordem em que os assuntos principais são selecionados e arranjados. Números apensos são atribuídos às subclasses, como por exemplo

2 Comunicações

2 - 2 Correio

2 - 2 - 1 Franquia.

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No sistema alfanumérico, usam-se letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a esse cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico para as subdivisões como, por exemplo:

A ADMINISTRAÇÃO

A1 COMUNICAÇÕES

A1-1 Telégrafo - Taxas Telegráficas

Preços

A1-2 Correio.

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De acordo com o Arquivo Nacional (1995), gestão de documentos é uma operação arquivística, isto é, um processo de redução seletiva de massa de documentos a proporções manipuláveis, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

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SDI (Seletive Dissemination of the Information ou Disseminação Seletiva da Informação) é o serviço de canalização de dados novos de informação para os setores onde terão grande probabilidade de uso. As vantagens da SDI incluem redução do tempo de exame e seleção da literatura corrente; expansão da abrangência, incluindo as publicações marginais disponíveis aos usuários; menor uso da coleção pelos usuários, incentivando uma ação menos ativa do bibliotecário sem reduzir a duplicidade de experimentos e de projetos de pesquisa, devido a um maior conhecimento dos usuários sobre as novidades de suas áreas; ajuda na seleção e aquisição de material bibliográfico em larga escala.