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Denomina-se gerenciamento eletrônico de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos convencionais.
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O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é desenvolvido em plataforma tecnológica própria e tem por finalidade gerenciar todas as operações que envolvam documentos digitais, independentemente da existência ou não de programa de gestão arquivística na instituição.
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O documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico.
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A utilização em sistemas informatizados, de assinaturas digitais e de certificação digital, para assegurar autenticação, imputabilidade e irretratabilidade ou irrefutabilidade, foi padronizada e normalizada com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
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O e-ARQ Brasil, criado para uniformizar, procedimentos e ferramentas de produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais, tem seu uso restrito às esferas e poderes da administração pública.
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Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida.
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Ante a valorização dos espaços virtuais de transferência e uso da informação, as entidades detentoras de acervos buscam facultar, aos cidadãos, o acesso a informações pela Internet. Construir e manter websites tornou-se, portanto, indispensável para as instituições arquivísticas.
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O e-ARQ Brasil é um sistema gerenciador de bases de dados estruturados, desenvolvido segundo os princípios da arquivística, com regras de acesso, formatação e validação que buscam garantir a integridade dos dados.
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O website de um arquivo deve funcionar como um folder institucional e contemplar as informações definidas pelas normas internacionais de descrição de instituições. Nesse espaço de comunicação virtual, as formas de relacionamento com os usuários tradicionais, não devem ser alteradas ou substituídas.