Segundo Bellotto ( 2008 ), a conceituação básica do respeito aos fundos de arquivo, internacionalmente aceita, permite que se depreenda o seguinte aspecto fundamental:
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O trabalho de arranjo dos documentos de arquivo é iniciado a partir do seu recolhimento e exige três etapas preliminares, a serem desenvolvidas, que são:
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Os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas e podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. Para tanto, é necessário:
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O setor responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos documentos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento, é denominado arquivo:
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O processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda, de acordo com os valores que lhes são atribuídos, corresponde ao conceito de:
O modelo de gestão de documentos no qual a eliminação ficaria totalmente sob a responsabilidade da administração produtora, ou seja, a eliminação de documentos não deveria fazer parte das atribuições de arquivistas, é próprio da tradição arquivística
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A ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, e que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união, corresponde à definição do método de arquivamento:
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A função de assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos na tabela de temporalidade, corresponde ao conceito de:
Os órgãos e as entidades do poder público devem informar sobre a tramitação interna dos documentos e protocolizar requerimentos de acesso a informações. Essa é uma atribuição da seguinte unidade administrativa:
A informação em poder dos órgãos e das entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como:
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