De acordo com Marilena Leite Paes (2004), a Arquivologia estuda os princípios e técnicas relativos à produção, organização, preservação e uso dos documentos de arquivo, considerando seu valor administrativo, legal e histórico ao longo do ciclo de vida documental. No âmbito da formação técnica, a compreensão desses fundamentos é essencial para garantir a gestão adequada dos documentos nas instituições públicas e privadas.

Com base nos fundamentos da Arquivologia e nas práticas arquivísticas tradicionais, analise as afirmações a seguir:

I. Os documentos de arquivo caracterizam-se pela organicidade, pois mantêm relação natural entre si, decorrente das atividades da instituição produtora.
II. A classificação arquivística deve ser realizada preferencialmente por assunto, de modo a facilitar o acesso rápido à informação, independentemente da estrutura funcional da instituição.
III. A avaliação documental tem por finalidade determinar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, considerando seus valores primário e secundário.
IV. O princípio da proveniência estabelece que os documentos devem ser mantidos de acordo com a entidade produtora, evitando a mistura de fundos distintos.
V. A eliminação de documentos pode ocorrer a qualquer tempo, desde que autorizada pela chefia imediata do setor produtor.

Assinale a alternativa correta:

A gestão de documentos constitui uma função essencial da Arquivologia moderna, pois assegura o controle sistemático da produção, tramitação, uso, avaliação e destinação dos documentos de arquivo, garantindo a preservação da memória institucional e o acesso à informação. De acordo com as diretrizes emanadas da administração federal e que se aplicam comumente nos órgãos públicos, os documentos arquivísticos possuem características próprias que os distinguem de outros tipos de documentos.

Analise as afirmações a seguir sobre documentos de arquivo:

I. Os documentos de arquivo são produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas no exercício de suas atividades, possuindo valor administrativo, jurídico ou histórico.
II. A organicidade é uma característica essencial dos documentos de arquivo, pois eles se relacionam entre si em razão das funções e atividades da instituição produtora.
III. Os documentos de arquivo são apenas digitais, segundo temas de interesse, sem vínculo necessário com a atividade que lhes deu origem.
IV. A autenticidade e a confiabilidade dos documentos de arquivo decorrem da manutenção de sua integridade e de sua correta gestão ao longo do ciclo de vida documental.

Assinale a alternativa correta:

Segundo Marilena Leite Paes (2004), a tramitação documental corresponde ao conjunto de procedimentos que asseguram o fluxo ordenado dos documentos no interior das organizações, desde sua produção ou recebimento até o arquivamento ou destinação final. Nos órgãos públicos, a correta tramitação dos documentos é fundamental para garantir a eficiência administrativa, a transparência dos atos e a segurança da informação.

Considerando os fundamentos arquivísticos e as rotinas administrativas aplicáveis à tramitação de documentos em órgãos públicos, analise as afirmações a seguir:

I. A tramitação documental compreende etapas como protocolo, registro, distribuição, movimentação, controle e arquivamento dos documentos.
II. O controle da tramitação dos documentos tem por finalidade permitir a localização imediata do expediente, evitando extravios e atrasos no atendimento das demandas administrativas.
III. A observância de normas e rotinas padronizadas de tramitação contribui para a continuidade administrativa, independentemente da alternância de gestores e servidores.
IV. Em órgãos públicos, a tramitação de documentos prescinde de registro formal quando realizada em meio eletrônico, pois os sistemas informatizados substituem os procedimentos arquivísticos tradicionais.
V. A tramitação documental está dissociada da gestão de documentos, restringindo-se apenas ao deslocamento físico dos expedientes entre os setores.

Assinale a alternativa correta: