Em uma prefeitura, foi implantado um fluxo padronizado para a tramitação de documentos oficiais entre as secretarias municipais. O procedimento prevê registro de entrada, encaminhamento à unidade competente, manifestação técnica, despacho da autoridade responsável e arquivamento do processo após a conclusão da demanda. Com base nas rotinas administrativas relacionadas à circulação de documentos oficiais, analise as afirmativas. 

I. A tramitação de documentos oficiais busca assegurar a rastreabilidade das informações, a definição das responsabilidades e o acompanhamento das etapas percorridas pelo documento.

II. O encaminhamento de um documento oficial à unidade competente dispensa o registro administrativo quando houver despacho da autoridade superior.

III. A adoção de fluxos formais de circulação documental contribui para reduzir extravios, duplicidade de procedimentos e dificuldades no acompanhamento dos processos administrativos.

IV. O encerramento da tramitação documental elimina a necessidade de manutenção de registros sobre o percurso administrativo realizado pelo documento.


Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em: 

Durante auditoria interna, verificou-se que diversos processos administrativos apresentavam dificuldades de localização, ausência de classificação documental e inconsistências no controle de movimentação entre os setores da prefeitura. Considerando os princípios da gestão de documentos, do protocolo, das técnicas de arquivo e dos procedimentos administrativos, analise as afirmativas a seguir: 

I. O protocolo desempenha função relacionada ao recebimento, ao registro, ao controle da movimentação e ao encaminhamento dos documentos no âmbito da organização.

II. A classificação arquivística dos documentos ocorre exclusivamente na fase destinada ao arquivamento permanente, não produzindo efeitos sobre a organização dos documentos em tramitação.

III. A gestão documental compreende um conjunto de procedimentos destinados a controlar a produção, a utilização, a tramitação, o armazenamento e a destinação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.

IV. A localização dos documentos arquivados depende predominantemente do conhecimento dos servidores responsáveis pelo arquivo, sendo a adoção de métodos de classificação elemento secundário da gestão documental.


Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em: