Não há obrigação da guarda da informação interna, podendo utilizá-la nos relatórios de gestão da instituição. 

Desobrigado à guarda da informação, apenas deverá arquivá-la.

Obrigado à guarda da informação e à sua utilização exclusivamente nos documentos elaborados em decorrência do exercício de suas atividades.

Obrigado à guarda da informação, podendo utilizá-la sem restrições nos relatórios anuais elaborados pelo respectivo setor.

 Serviços de protocolo são unidades técnicas responsáveis pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e controle de documentos.

Deve-se receber os documentos quando não houver nenhuma irregularidade com as informações dos documentos e de suas respectivas relações de remessa. 

 Somente os documentos públicos sem restrições de sigilo deverão ser registrados para garantir a eficiência da gestão documental e os benefícios dela decorrentes. 

 O servidor/funcionário deverá atribuir número de protocolo para cada documento recebido, registrando-o no próprio documento, por meio de anotação à caneta, pela utilização de etiqueta impressa ou anexando ao documento o comprovante de protocolo emitido por sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e informações.