Questões de Concurso Sobre secretariado
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Assinale a única alternativa que exclui estratégias para efetiva gestão do tempo.
O ambiente de trabalho exige, de equipes e gestores, flexibilidade, troca de informações e união para que atinjam os objetivos traçados, favorecendo a aproximação entre as pessoas e a conquista do sucesso como um todo. Entende-se como Trabalho em Equipe:
Verifica-se por parte do profissional de secretariado que, no âmbito organizacional, ele pode se deparar com três tipos diferentes de atendimento ao cliente, seja cliente interno ou externo. Esses atendimentos podem ser:
Um processo de comunicação ineficiente ocasiona uma infinidade de problemas no atendimento ao cliente interno e externo. Deve-se, enquanto profissional de secretariado, reconhecer e minimizar alguns ruídos de comunicação com vistas a promover um atendimento de qualidade. O profissional de secretariado necessita então conhecer bem os aspectos mais importantes da comunicação, que são:
A agenda eletrônica ou física demanda por parte do profissional de secretariado competência, organização e responsabilidade quanto ao manuseio e uso. O secretário deve organizar e gerenciar os compromissos de sua chefia com extrema cautela e atenção. Nesse sentido, a agenda deve
Nas organizações, a divisão física dos espaços contribui com a produtiva disposição de máquinas e equipamentos, promovendo um bom funcionamento dos trabalhos. Pode-se afirmar que a representação gráfica da distribuição de móveis e/ou equipamentos de uma determinada sala ou local de trabalho recebe o nome de
O profissional de secretariado deve estar atento para que o objetivo da correspondência seja alcançado quando da elaboração de sua redação. Uma das partes que formam a correspondência comercial é o Vocativo. Entende-se por Vocativo como
O profissional de secretariado gerencia uma infinidade de documentos empresariais em sua rotina profissional. Deve ter domínio e conhecer a tipologia e a finalidade desses documentos em seu departamento ou organização com a finalidade de facilitar o trâmite de documentos. É correto afirmar que
Considera-se no perfil do profissional de secretariado a habilidade de gerenciar seu comportamento profissional no tocante à execução de suas tarefas diárias, que exige além das habilidades técnicas, que seja proativo com os inúmeros serviços de secretaria. Na execução das rotinas administrativas e com o objetivo de facilitar as atividades gerenciais, deve o secretário
A parceria entre o executivo ou chefia e o profissional de secretariado está pautada na confidencialidade, na discrição e no trabalho em equipe. Nessa realidade, o secretário deve observar a importância de facilitar as relações entre os colaboradores e a chefia. Quando um colaborador deixa a desejar com relação à sua conduta profissional no departamento, atrapalhando o andamento dos trabalhos e prejudicando os resultados do departamento, você, enquanto profissional de secretariado,
O atendimento telefônico de qualidade é uma das ferramentas essenciais para a sobrevivência das empresas. Nas empresas públicas ou privadas, o profissional de secretariado deve atentar-se para contribuir com a fidelização do cliente. Para que um bom atendimento telefônico ocorra, o secretário deve
O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:
As organizações públicas ou privadas contam cada vez mais com os conhecimentos e as práticas dos profissionais de secretariado na organização de viagens de sua chefia ou equipe. Sabendo o objetivo da viagem, e para que tudo transcorra de forma produtiva, o profissional de secretariado deve saber que “Voucher”, dentro da linguagem das agências de viagens e turismo, significa:
As correspondências internas e externas têm fundamental importância para os negócios da organização, seja ela pública ou privada. Sob a responsabilidade do secretário, está o trânsito de muitas correspondências de seu órgão ou departamento. A logística da distribuição das correspondências muitas vezes está sob a guarda do profissional de secretariado, e a ela dá-se o nome de
As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de
Ofício é a forma que os órgãos públicos têm para se comunicar. Por se tratar de uma correspondência oficial, o profissional de secretariado necessita conhecer suas partes. São elas:
De acordo com o Código de Ética Profissional de Secretariado, no Capítulo III – art. 5.º –, constitui-se como um dos deveres fundamentais do profissional de secretariado:
Leia o texto a seguir.
A vida social desempenha um papel importante e não é um fim em si, mas, um dos meios usados para exercer com maior êxito uma profissão. O “saber estar” na vida social e a “imagem” são elementos muito valiosos. Um executivo ou funcionário público pode ser muito competente, pleno de iniciativas brilhantes, mas, se tem uma imagem ruim, se não se comporta bem socialmente, pode ser seriamente prejudicado profissionalmente.
(CARPINELLI, V. Cerimonial, Etiqueta, Protocolo e Eventos. Curitiba: [s.n], 2004, p.137.)
Considerando essa premissa, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.
( ) O secretário executivo pode descuidar da postura profissional em uma festa da empresa, haja vista que este é um ambiente de descontração.
( ) O secretário executivo deve usar roupas discretas e adequadas ao ambiente de trabalho.
( ) As regras de etiqueta se aplicam no ambiente de trabalho, mas no convívio social são desnecessárias.
( ) Ser cordial com os clientes internos e externos é atitude positiva do secretário executivo.
( ) Manter-se arrumado e elegante também precisa significar sentir-se confortável em sua roupa de trabalho.
Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.
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