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São exemplos de documentos simples: um ofício, um relatório, um memorando ou uma relação de remessa.

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São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

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Um gênero documental é a reunião de espécies documentais com caracteres, suporte e formato distintos. 

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Um formato do documento é um conjunto das características de apresentação e das técnicas de registro de um documento digital. Esse conceito não se aplica a documentos físicos ou impressos.

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Os tipos de documentos são variados e possuem diferentes formatos, espécies e gêneros dentro de um arquivo. 

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O conceito de sociedade da informação remete ao mundo das tecnologias, das informações lentas e defasadas, do avanço do conhecimento e das dificuldades digitais.

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A informação é a matéria-prima da sociedade da informação. Nessa sociedade, há uma interação entre a tecnologia e a informação, em uma relação em que uma complementa a outra.

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São exemplos de gênero documental: os documentos audiovisuais (obras de arte, gravuras, slides, microformas); os documentos bibliográficos (livros); os documentos cartográficos (mapas); os documentos eletrônicos; os documentos filmográficos; os documentos iconográficos (filmes, documentários, relatórios); e os documentos textuais (documentos escritos).

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A seleção de documentos é a seleção física dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinação. 

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Como exemplo de formato de documento, podemos citar: livro, caderno, formulário, folha, microficha, Latin, Inglês, tira de microfilme etc.

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A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos.

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Uma espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais em função da sua data de criação. 

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O ciclo de vida dos documentos é também conhecido como “Teoria das Três Identidades”. 

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O ciclo de vida dos documentos é a sequência de fases pela qual passam os documentos, iniciando quando são criados (eliminação ou guarda permanente) até a sua destinação final (produção / criação). 

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A criação de documentos é um procedimento de encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, para a guarda permanente ou para a eliminação.

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O assunto é o conteúdo informacional de um documento, e um mesmo tipo de documento apenas pode ser associado a um único assunto.