O Agente precisa arquivar as pastas dos servidores utilizando letras e números juntos na etiqueta, como "A-01" e "B-02". Esse método de organização do arquivo é conhecido como ______. Por outro lado, se ele utilizasse apenas números em sequência nas pastas, o método seria o _______.

Preenche, CORRETA e respectivamente, as lacunas:

O Agente prepara os envelopes e cola os selos nas correspondências oficiais que a Prefeitura enviará para os cidadãos por meio dos Correios. Na rotina de gestão de documentos, essa etapa de envio das correspondências para fora do órgão recebe o nome de:

O Agente recebe e distribui documentos no balcão de atendimento. Sobre as noções básicas de gestão desses documentos, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F): 

( ) O protocolo é o setor que recebe, registra e controla a tramitação dos documentos na Prefeitura. 
( ) A triagem é a etapa em que o Agente separa as correspondências urgentes das rotineiras.
( ) A distribuição é o envio do documento para fora do órgão, ou seja, para o cidadão em sua casa.

Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?

Considere que em determinado consórcio público:

I. As pastas funcionais de seus servidores ativos são guardadas na própria sala do Setor de Recursos Humanos - RH devido à necessidade de consulta imediata no dia a dia.
II. Já os documentos cuja frequência de busca é esporádica permanecem guardados em uma sala anexa, aguardando o cumprimento dos prazos de descarte ou destinação final.
III. E as atas de reuniões e os primeiros balancetes da entidade são preservados em uma sala climatizada devido ao seu valor histórico definitivo.

Assim, no que se refere à classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução, é CORRETO afirmar que os itens I,  II e III constituem, CORRETA e respectivamente, os arquivos: 

O setor de Protocolo de um consórcio público recebeu uma correspondência oficial lacrada, remetida pelo Ministério Público e nominalmente endereçada ao Diretor-Geral da entidade. Ao realizar a triagem visual externa da embalagem, o Assistente Administrativo responsável identificou que o documento possuía cunho particular e pessoal, tratando de assunto alheio às competências institucionais do consórcio. Diante das rotinas padronizadas de recebimento e cadastro de documentos, o servidor deve adotar o seguinte procedimento:

A teoria arquivística preconiza que a gestão de documentos se divide em fases distintas e complementares ao longo do seu ciclo vital, de modo que as atividades normatizadas de recebimento e classificação, associadas às tarefas contínuas de registro e movimentação, constituem funções coordenadas por um setor específico e inseridas em um tipo de arquivo determinado, que são:

Ao realizar, excepcionalmente, uma contratação presencial, o setor de Compras de um consórcio público recebeu a documentação dos licitantes entregue em envelopes de correspondência. Durante a autuação e a instrução física do certame, o Assistente Administrativo responsável incluiu os envelopes vazios como peças integrantes e numeradas do processo, sob a justificativa de comprovar a origem externa do material. À luz da teoria sobre classificação, registro, tramitação, organização e arquivamento de documentos, essa prática adotada pelo Assistente Administrativo é considerada INCORRETA. Em vez disso, deve-se: 

A Controladoria Interna de um município identificou, durante fiscalização ordinária, que determinado setor administrativo mantinha documentos públicos armazenados em ambiente físico inadequado, sem controle de acesso, sem tabela de temporalidade aprovada e sem registro de movimentação dos expedientes. Paralelamente, verificou-se que solicitações de acesso a informações feitas por cidadãos eram respondidas diretamente pelos servidores do setor, sem protocolo formal e sem ciência da autoridade competente, comprometendo o rastreamento das respostas fornecidas.

Nesse contexto, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I. As irregularidades identificadas comprometem simultaneamente a gestão documental, o controle interno e o direito de acesso à informação, configurando falhas sistêmicas que demandam correção estrutural e não apenas ajustes pontuais nos procedimentos do setor.

PORTANTO,

II. A gestão documental adequada, o controle interno efetivo e o cumprimento das normas de acesso à informação são funções administrativas interdependentes, cuja fragilidade em qualquer um dos elementos compromete a integridade, a rastreabilidade e a transparência das informações produzidas e custodiadas pela administração pública municipal.

Assinale a alternativa correta:

Durante auditoria interna em uma prefeitura municipal, constatou-se que o setor administrativo havia adotado o procedimento de eliminar cópias físicas de documentos imediatamente após sua digitalização, sem observância de qualquer critério legal ou normativo. Paralelamente, identificou-se que os documentos digitalizados não possuíam certificação digital nem metadados de autenticidade, e que o sistema de gestão documental utilizado não garantia a integridade dos arquivos ao longo do tempo. A situação foi agravada pelo fato de que parte dos documentos eliminados ainda se encontrava na fase corrente, com tramitação em curso e prazos administrativos não encerrados.

Considerando os fundamentos da gestão documental física e digital à luz da Lei nº 8.159/1991 e das diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assinale a alternativa correta: 

Em uma prefeitura municipal, o setor administrativo recebe diariamente um volume expressivo de documentos, entre requerimentos de cidadãos, ofícios de órgãos externos, memorandos internos e notificações judiciais. O auxiliar administrativo, responsável pelo setor, identificou que parte dos documentos estava sendo encaminhada diretamente aos setores destinatários sem registro prévio, enquanto outros eram arquivados sem comprovante de recebimento, comprometendo o controle e a rastreabilidade dos expedientes. Diante disso, a chefia determinou a revisão dos procedimentos de protocolo, recepção, expedição e arquivo.

Considerando as rotinas administrativas e a organização dos serviços de protocolo e arquivo no serviço público municipal, assinale a alternativa correta.

A gestão documental organiza o ciclo de vida dos documentos públicos, da produção à destinação final. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA.

O recebimento e a transmissão de informações exigem procedimentos padronizados de modo a assegurar controle, rastreabilidade e segurança nos fluxos comunicacionais dentro da organização. Dessa forma, assinale CORRETAMENTE:

O controle de materiais e a organização de arquivos são fundamentais para a eficiência institucional, pois garantem o acesso rápido e a disponibilidade de recursos, além de evitar perdas e desperdícios. Nesse contexto, assinale a alternativa CORRETA:

Em determinado órgão público, houve necessidade de reorganizar grande volume de documentos administrativos acumulados ao longo dos anos. A comissão responsável decidiu adotar método de arquivamento que permitisse localização rápida, padronização na guarda e melhor controle documental. Considerando as técnicas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta:

 É o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística, de acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também chamado de princípio do respeito aos fundos. Tal definição refere-se qual princípio da arquivologia? 

Com relação à documentação de processo, assinale a opção que apresenta exemplos de documentos e registros, respectivamente.

A terminologia arquivística constitui a linguagem especializada que fundamenta a comunicação técnica e científica no campo dos arquivos. A precisão conceitual é essencial para a aplicação correta dos métodos e princípios. Considerando o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e a literatura especializada, assinale a alternativa correta.

A Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, estabelece o dever do Estado de proteger o patrimônio cultural brasileiro, incluídos os documentos arquivísticos. Neste sentido, defende-se que: 

A manutenção da cadeia de custódia ininterrupta é requisito fundamental para a preservação da autenticidade de documentos digitais arquivísticos. Neste sentido, defende-se que:

A integração entre GED e gestão arquivística requer distinção entre documento arquivístico e documento eletrônico não arquivístico. Neste sentido, defende-se que: