Espécie documental: “é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Bellotto, 2004). Os documentos de arquivo recebem classificações quanto à espécie. Memorandos, avisos, notificações, ofícios, notas, exposição de motivos, circulares, editais, mensagens etc. são classificados como atos:

A gestão documental concentra atividades (procedimentos e operações técnicas) concernentes a produção, tramitação, uso (utilização), avaliação e arquivamento (em fase corrente e intermediária), visando a eliminação ou recolhimento (destinação de documentos). É na fase de destinação de documentos:

Os instrumentos de pesquisa são ferramentas de descrição que completam o trabalho de um arquivo e têm a finalidade de propiciar acesso aos documentos, consulta e divulgação do acervo. Apresentam-se em vários formatos e possuem características próprias que atendem às necessidades dos pesquisadores. Eles se subdividem em básicos e auxiliares. Os básicos são:

Reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005). Tal definição encerra o conceito de:

O método ideográfico é um instrumento bastante utilizado no dia a dia da área administrativa. Empregado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, esse método tem algumas subdivisões. Na organização por assunto, eles podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. E a ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita por outros dois métodos:

O arquivo intermediário é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Sobre ele, leia as afirmativas.

I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida.

lI.Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.

III. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Pode-se afirmar que: 

Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir.

I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.

II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.

III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.

Pode-se afirmar que:

As informações contidas em um documento ajudam em sua adequada classificação no arquivo. Considere que seja solicitado ao Assistente Administrativo classificar um documento que requeira alto grau de segurança que só possa ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas a seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente. Como ele deve classificá-lo, levando em conta seu grau de sigilo?

Uma diretora escolar solicita a um secretário escolar que arquive um documento que lhe apresenta a nomeação do Conselho Municipal de Educação, devidamente assinado pelo Prefeito. Nesse caso, o secretário deve arquivar o documento nos arquivos de

O método de arquivo que geralmente utiliza pastas sanfonadas com repartições, uma para cada dia, para acompanhar as atividades pendentes é chamado

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Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí, começou-se agrupar documentos sistematizando em diferentes formas de acordo com as necessidades de suas atividades cotidianas.

[...]

Disponível em:<https://inspecaoescolarrj.files.wordpress.com/2011/05/i_jornda_administrativa_mc3b3duloiii_2009.pdf>.Acesso em: 10 jul. 2016.

A guarda e a conservação de documentos na escola estão associados especificamente

Para organização de seu arquivo de clientes, a empresa Alfa utiliza o método alfabético. Considere os clientes abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar suas respectivas pastas.

1 – Tatiana Moura Rocha

2 – Carlos Santos Júnior

3 – Alberto Dias Neto

4 – Eliane Vasconcelos Silva

A organização dos arquivos correntes da UFMA e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, assinale a alternativa correta.

Referente aos conceitos e técnicas de digitalização de documentos, o ato de descrever ou categorizar um documento de acordo com seu assunto, com o intuito de identificá-lo para uma melhor e mais fácil recuperação, é o conceito técnico de:

Sobre as normas e condutas para quem trabalha com arquivo, coloque (C) para as condutas corretas e adequadas e (E) para as condutas erradas e inadequadas. ( ) Usar luvas e máscaras quando estiver em contato com a documentação. ( ) Ao consultar documento avulso, tirá-lo do local e da ordem em que se encontra e não apoiá-lo sobre outro documento. ( ) Em hipótese alguma é permitida a circulação de pessoas estranhas nas dependências de guarda do acervo. ( ) Ao fazer anotações, deve-se depositar as folhas diretamente sobre a mesa; nunca escrever em cima de outros documentos. A ordem correta de cima para baixo é:

Estabeleça a relação entre conceitos e definições. 1 tabela de temporalidade 2 arquivo intermediário 3 data-limite 4 data cronológica ( ) Conjunto de documentos de uso não frequente, aguardando destinação final. ( ) Instrumento que determina os prazos para a eliminação ou guarda dos documentos. ( ) Refere-se ao dia, mês e ano de produção do documento. ( ) Identificação cronológica de um período através dos anos de início e de término de processos, dossiês, séries, fundos ou coleções. A numeração correta de cima para baixo é:

O texto acima se refere a:

No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. Tal método é denominado:

Processo é um conjunto de documentos que impliquem responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões. O termo que caracteriza a abertura de processo, devendo ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais, é:

De acordo com os prazos de guarda, os documentos podem ser considerados: de guarda eventual; de guarda temporária; e de guarda permanente. Os de guarda temporária são aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante de seu valor e, consequentemente, de seu prazo de retenção. Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os seguintes documentos, exceto aqueles: