A alternativa que contém o instrumento arquivístico, aprovado pela autoridade competente, que tem por objetivos definir o prazo e a condição de guarda dos documentos, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitem, é denominado

De acordo com a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, “[...] documentos _____________ são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. [...] Consideram-se ____________ os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados” (BRASIL, 1991, p. 1).

A alternativa que preenche, correta e sequencialmente, as lacunas do trecho acima é

Na gestão de documentos, as atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de ________________.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

Considerando a Resolução do CONARQ de n° 40, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Assinale a alternativa INCORRETA.

Tomando como base a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu capítulo 1, Art. 3°: "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." No processo de gestão de documentos ou gestão documental, Paes (2004) destaca três fases básicas: a produção, a utilização e a avaliação e destinação. Sobre a gestão documental, em especial essas três fases, marque a alternativa CORRETA.

A passagem de um documento para o arquivo permanente, independente de sua origem ser proveniente do arquivo corrente ou do intermediário, denomina-se:

De acordo com Paes (2004), as atividades dos arquivos correntes distribuem-se em cinco setores distintos, sendo eles: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e consulta e a destinação. No arquivamento, que é uma das tarefas de maior importância, pois facilita a recuperação e a disponibilização das informações contidas nos documentos, é necessário a utilização de um método de arquivamento que melhor se adapte à realidade da instituição. Quanto aos métodos, assinale a alternativa INCORRETA.

Dentro do contexto de Arquivamento, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F). ( ) “Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, deve-se abrir as caixas e retirá-los.” Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento. ( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento. ( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos materiais. Combater as causas de deterioração pode prolongar a vida útil de livros e documentos. Acerca das condutas, em relação à conservação dos materiais, assinale a alternativa incorreta.

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

Os avanços da tecnologia, a complexidade dos sistemas burocráticos, o aumento das necessidades administrativas, jurídicas e científicas na atualidade são responsáveis pelo crescimento assustador da documentação gerada. A eliminação criteriosa de documentos indicando quais devem ser preservados definitivamente ou eliminados sem prejuízo para a eficiência das rotinas administrativas, porque é impossível que sejam guardados todos os documentos acumulados por uma organização, é resultado do processo de

Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.

A (O) _____ de documentos é uma política de arquivo baseada em certos fundamentos dentre eles: Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias pessoas ao mesmo tempo; Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação da informação.

Leia atentamente o seguinte trecho.

“Consideram-se _____ um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

Sobre os benefícios da digitalização de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de acesso.

II. Rapidez no acesso à informação é essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje.

III. Preservação do Meio Ambiente, onde reduzir documentos físicos também reduz o impacto na produção de papel, por exemplo.

Assinale a alternativa correta.

A virtualização de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico, melhorando a análise de dados pela organização. A respeito deste assunto, assinale a alternativa incorreta.

Considere as afirmativas abaixo acerca de possíveis erros na Gestão de Documentos.

I. Falta de padronização por tipo e data.

II. Utilizar controles que não conseguem atender a um grande volume de documentos.

III. Não dar a devida importância para a gestão de documentos fiscais

Estão corretas as afirmativas:

Os arquivos virtuais precisam de investimentos em um sistema eficiente, em servidores/mídias para armazenamento e em profissionais qualificados para geri-los. Sobre esse tipo de arquivo, assinale a alternativa incorreta.

Arquivos físicos e digitais produzem gastos. Tornar a gestão deles eficiente é necessário para que não gerem despesas/custos elevados para as organizações. Sobre os gastos proporcionados pelos arquivos físicos, analise as afirmativas abaixo.

I. HDs externos, servidores e DVDs.

II. Conservação e manutenção de papéis e de espaço para alocação deles.

III. Gerenciamento de suportes físicos, como estantes, armários, cofres etc.

Assinale a alternativa correta

Empresas e organizações possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Quanto à serventia da digitalização de documentos, assinale a alternativa incorreta.

O protocolo, como área, possui atribuições específicas a serem observadas, devido à sua importância em qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas. A respeito das atribuições do procedimento do protocolo em documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade, assim como o enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme definição interna de cada Unidade, os documentos originais em suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros.

II. Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica.

III. Caso haja violação dos documentos recebidos via Correios, comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário.

Assinale a alternativa correta