Leia o texto a seguir.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e / ou implantado.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 2. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2022. p. 2.

A respeito do âmbito e utilização e dos limites de especificações do e-ARQ Brasil, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) O e-ARQ Brasil deve ser utilizado na avaliação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos já existente.

( ) O e-ARQ Brasil deve ser utilizado no desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

( ) A gestão arquivística de documentos imagéticos, audiovisuais e sonoros demandam metadados específicos de gestão e descrição que não estão contemplados no e-ARQ Brasil.

( ) As organizações possuem exigências legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se adotar o e-ARQ Brasil.

Assinale a sequência correta.

Leia o texto a seguir e observe as áreas demarcadas e numeradas no documento apresentado em seguida.

“As partes do documento diplomático são decodificadas pela análise diplomática, também chamada partição diplomática ou crítica diplomática. Muitos dos manuais de arquivística abordam esta análise [...].”

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Diplomática e tipologia documental em arquivos. 2. ed., rev. e ampl. Brasília: Brinquet de Lemos, 2008. p. 26. (grifo nosso) 

Tendo como referência os ensinamentos de Belloto (2014) sobre a análise diplomática e a síntese do “Método diplomático idealizado”, apresentada por Tognoli (2014, p. 142-143), analise as afirmativas a seguir a respeito das partes demarcadas no documento apresentado.

I. Na área demarcada com o número 1, é possível distinguir a “data tópica” e a “data cronológica”.

II. As áreas demarcadas com os números 1, 2 e 3 compõem o “protocolo inicial” ou “protocolo”.

III. A área demarcada com o número 4 é a “subscrição”.

IV. As áreas demarcadas com os números 4 e 5 compõem o “protocolo final” ou “escatocolo”.

Está incorreta a afirmativa

Leia o texto a seguir.

Nos serviços arquivísticos serão alocados os recursos operativos disponíveis ou possíveis para a execução das funções arquivísticas.

SILVA, Welder Antônio. O gerenciamento arquivístico. In: MARIZ, Anna Carla Almeida; RANGEL, Thayron Rodrigues (orgs.). Arquivologia: temas centrais em uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: FGV, 2020. p. 158. (grifo nosso)

Assinale a alternativa que apresenta corretamente a definição de serviços arquivísticos.

Leia o texto a seguir.

Para efeitos do estabelecido no decreto nº 10.278/2020, a digitalização de documentos arquivísticos deve ser vista como um processo de trabalho complexo. Deve ser tratada como uma política institucional destacada frente à complexidade dos procedimentos e recursos, bem como da responsabilidade no trato dos documentos públicos.”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021.

Tendo como referência as “Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020” (2021), analise as afirmativas a seguir.

I. Os documentos originais podem ser digitalizados dentro ou fora da instituição produtora.

II. A digitalização fora da instituição produtora pode ser executada de forma centralizada ou descentralizada.

III. Quando a digitalização é descentralizada, ela pode ocorrer nos setores que recebem documentos ou nos protocolos descentralizados por meio de pontos de digitalização descentralizados (PDD).

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Leia o texto a seguir.

[...] a elaboração e publicação de uma política de gestão de documentos é fundamental para que as câmaras municipais elevem o nível de transparência em relação às informações arquivísticas. Ao elaborá-la, os legislativos municipais devem contemplar todo o ciclo que envolve a produção, a utilização e a destinação final da documentação arquivística.

PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de; BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (orgs.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017. p. 339. (grifo nosso)

Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos. São eles:

Leia o texto a seguir.

Gilliland-Swetland (2000) observa que o princípio da proveniência tem dois componentes: (1) documentos originados de um mesmo órgão produtor não deverão ser misturados com documentos de outros órgãos produtores e (2) o arquivista deve manter a ordem original em que os documentos foram criados e custodiados.

BARROS, Thiago Henrique Bragato. Arquivos permanentes: aspectos iniciais de sua organização. In: MARIZ, Anna Carla Almeida; RANGEL, Thayron Rodrigues (orgs.). Arquivologia: temas centrais em uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: FGV, 2020. p. 71. (grifo nosso)

Considerando o componente (2) citado no texto apresentado, o respeito à ordem original, analise as afirmativas a seguir.

I. O respeito à ordem original significa relacionar os documentos às suas atividades.

II. O respeito à ordem original deve ser evitado na organização dos arquivos permanentes.

Acerca dessas afirmativas, assinale a alternativa correta.

A rotina de protocolo é implementada a partir da adoção de uma série de procedimentos que permitem ter um efetivo controle na tramitação dos documentos. Nos órgãos públicos o volume de documentos é muito grande, o que exige formas de controle mais eficientes e bem estruturadas. Com relação às etapas de controle realizadas pelo protocolo, assinale a alternativa correta: 

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Assinale a alternativa correta quanto às atividades correspondentes às fases da gestão de documentos: 

Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. O método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome. Correspondem corretamente às regras de alfabetação, com exceção de: 

A Arquivologia é uma das ciências da informação, que estuda as funções dos arquivos, princípios e técnicas que precisam ser dominados pelo Arquivista para a gestão dos arquivos. Nesse sentido, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta:

I-Arquivo é um conjunto de documentos;
II-Não apenas as empresas têm arquivo. As pessoas físicas também acumulam documento ao longo de sua vida e formam seus arquivos;
III-Cada documento comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora;
IV-Os documentos são registrados nos mais diversos suportes (ou materiais), e não apenas em papel

É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Considerando a atividade de protocolo, assinale a alternativa correta: 

Considerando que a função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda, assinale a alternativa que apresente a definição correta: 

A Gestão de Documentos, de acordo com a Lei nº. 8.159/1991, consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Segundo o Arquivo Nacional, uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações, relacione as colunas a seguir e assinale a alternativa com a sequência correta:

1-Inspeção
2-Ordenação
3-Arquivamento
4-Retirada e controle (empréstimo)

( ) ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: emprestar aos usuários; prestar informações; efetuar uma juntada.
( ) consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
( ) consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros, sendo possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
( ) consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. 

Um secretário administrativo está encarregado de organizar e classificar documentos em um órgão público. Durante a fase de classificação, ele se depara com um conjunto de documentos que não se encaixam facilmente em nenhuma das categorias predefinidas. Qual dos seguintes conceitos é mais apropriado para descrever essa situação?

Os arquivos podem incluir recursos educacionais, como livros, materiais didáticos, trabalhos de pesquisa e projetos, que são usados como referência para o aprendizado e pesquisa. Sobre o conceito de arquivo podemos dizer que:

Assinale a alternativa que corresponde ao método que geralmente é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números. Os documentos são numerados sequencialmente, porém sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método.

No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. Acerca do assunto, assinale a alternativa correta.

Analise a charge a seguir:

O afastamento do trabalho tem sido um dos problemas mais críticos enfrentados pelas empresas e organizações. Uma das formas de prevenir esse problema é adoção da chamada ginástica laboral, sobre esse tema, assinale a alternativa INCORRETA.

É CORRETO afirmar que os documentos que apresentarem deformações devem ser:

No contexto de um escritório de advocacia, o método de arquivamento____seria o mais adequado para ordenar os processos judiciais de acordo com a data de sua tramitação nos tribunais. Isso permite fácil acesso aos documentos por período específico, facilitando a gestão de prazos e a localização rápida de informações relacionadas aos diferentes estágios processuais.

Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no texto: