Em um setor administrativo de uma prefeitura, os funcionários responsáveis pelo atendimento recebem diariamente mensagens de cidadãos por e-mail, telefone  e sistemas internos, que devem ser registradas e encaminhadas aos departamentos competentes. Para garantir a eficiência e a rastreabilidade, a equipe foi orientada a seguir protocolos de gestão de mensagens. A análise técnica concentrou-se na utilização de sistemas eletrônicos de protocolo para o registro e transmissão de mensagens, considerando normas de segurança e organização documental. Acerca do assunto, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

(__) A integração de sistemas eletrônicos de protocolo com assinaturas digitais agiliza o registro de mensagens, mas sua validação jurídica só é garantida quando o sistema opera em ambiente offline.

(__) O uso de metadados no registro de mensagens permite a recuperação rápida de informações, mas é facultativo em sistemas eletrônicos que utilizam numeração sequencial automática.

(__) A criptografia de mensagens transmitidas por sistemas eletrônicos de protocolo é obrigatória apenas para documentos sigilosos, sendo dispensada para comunicações internas rotineiras.

(__) Os sistemas eletrônicos de protocolo devem gerar comprovantes de recebimento e tramitação, contendo data, hora e identificação do responsável, para assegurar a rastreabilidade das mensagens.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Durante a rotina da prefeitura, o auxiliar de serviços gerais foi incumbido de entregar envelopes com documentos a diferentes setores. Cada entrega precisava ser registrada no protocolo. Um dos setores não confirmou o recebimento. Considerando os procedimentos corretos, assinale a alternativa correta.

A Política de Preservação de Documentos de uma instituição deve abarcar situações de sinistros, trazendo orientações sobre a prevenção e as medidas a serem adotadas em caso de acontecimento desses eventos. Considerando os casos de sinistros, analise os itens a seguir:

I- O roubo de documentos.

II- O incêndio.

III- O ataque de agentes biológicos.

IV- A inundação do prédio e da área de custódia.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

Quando um Arquivo recebe, após um recolhimento, um conjunto documental avaliado como infectado por agentes biológicos, o recomendável é que ele:

Uma instituição visa adotar o software AtoM como ferramenta para a promoção do acesso digital ao seu conjunto documental em fase permanente. Nesse cenário, são ações importantes de serem realizadas previamente pelos profissionais responsáveis por esse projeto:

I- Adquirir a licença do software, que é proprietário.

II- Realizar a descrição do conjunto documental com base em normas de descrição, como a ISAD(G).

III- Digitalizar todo o conjunto documental, pois é obrigatória a disponibilização do representante digital no momento da alimentação do software.

IV- Ter a documentação organizada, com um quadro de arranjo já estabelecido em seus diferentes níveis.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

A falta de instrumentos de pesquisa, nos arquivos permanentes, provoca: 

Os documentos de arquivo, após o recolhimento, tornam-se: 

Uma das grandes preocupações dos arquivistas sempre foi a formação das massas documentais acumuladas. No entanto, essa realidade também está sendo observada nos sistemas de negócio que as instituições vêm adotando para a produção, a tramitação e o armazenamento de seus documentos. Para evitar esse cenário, é preciso que as instituições:

I- possuam um Programa de Gestão de Documentos instituído.

II- possuam, obrigatoriamente, um Repositório Arquivístico Digital Confiável.

III- possuam um arquivista à frente da administração técnica do sistema de negócio.

IV- possuam, obrigatoriamente, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

É CORRETO o que se afirma apenas em:

No ambiente digital, a organização dos documentos é feita com base: 

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, consideram-se arquivos:

São competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Estadual da Paraíba (UEPB), tendo como base a legislação federal, a legislação estadual e as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ):

I- Realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pela UEPB que sejam destituídos de valor secundário, destinando-os para a eliminação.

II- Elaborar e atualizar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, decorrentes do exercício das atividades-fim da UEPB.

III- Submeter as listagens de eliminação de documentos para a aprovação do titular do Arquivo Nacional.

IV- Coordenar o processo de recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado, quando for o caso.

É CORRETO o que se afirma em: 

A organização de arquivos, como em qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Observe as etapas expostas:

⋅ analisar o gênero dos documentos.

⋅ analisar as espécies de documentos mais frequentes.

⋅ analisar os modelos e formulários em uso.

⋅ analisar o volume e estado de conservação do acervo.

Fonte: Secretaria Escolar: Organização e funcionamento. Disponível em: https://inspecaoescolarrj.wordpress.com/wp-content/uploads/2011/05/i_ jornda_administrativa_mc3b3dulo-iii_2009.pdf

Essas atividades são requeridas em qual fase do arquivamento de documentos? Assinale a alternativa CORRETA.

Os documentos sigilosos contêm assuntos classificados como tal e que, portanto, requerem medidas especiais de acesso. Esses documentos são estabelecidos mediante a regulamentação pelo Decreto n° 2.134/1997. Sobre os documentos sigilosos, assinale a alternativa CORRETA.

Os arquivos PDF permitem que os usuários troquem e visualizem documentos eletrônicos independentemente do ambiente em que foram criados ou do ambiente em que são visualizados ou impressos. Existem diversas normas internacionais que abordam os usos especializados desses arquivos.
O padrão da indústria adotado pelos arquivos PDF para arquivamento de documentos digitais é o

Um servidor público em uma instituição governamental está responsável pela gestão de um grande volume de documentos recebidos diariamente. Para garantir eficiência e transparência na administração, ele deve implementar práticas de classificação, codificação e catalogação dos documentos. Considerando esse contexto, identifique a alternativa INCORRETA sobre essas práticas:

Imagine que uma pessoa trabalha em uma repartição pública responsável pela organização e preservação de documentos importantes. Durante uma auditoria, foi solicitado que todos os documentos fossem organizados utilizando diferentes métodos de arquivamento. Sua tarefa é escolher o método mais adequado para cada situação apresentada a seguir. Relacione as situações com os métodos de arquivamento correspondentes:

Coluna 1 − Situações

1. Agrupar os registros de reuniões por ordem de data, para facilitar o acompanhamento cronológico dos eventos.

2. Organizar os prontuários de funcionários por seus nomes, visando um acesso rápido às informações pessoais.

3. Arquivar relatórios por número de identificação único, garantindo rastreabilidade individual.

4. Classificar documentos relacionados às filiais da empresa, distribuídas por estados e cidades diferentes.

5. Separar propostas comerciais conforme os temas abordados, como marketing, vendas e logística.

Coluna 2 − Métodos de Arquivamento

(__) Alfabético.

(__) Cronológico.

(__) Numérico.

(__) Geográfico.

(__) Por Assunto.

Marque a alternativa que apresenta a sequência correta:

A arquivologia é a disciplina que estuda os princípios e práticas relacionadas à organização, gestão e preservação de documentos. A gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação da memória institucional e o acesso à informação. Com base nesses conceitos, todas as alternativas estão corretas sobre a arquivologia e a gestão documental, EXCETO:

Sobre as práticas adequadas de encaminhamento e distribuição de correspondências e documentos, analise as afirmativas abaixo e indique V (Verdadeiro) ou F (Falso):

(__) O registro de entrada e saída das correspondências é essencial para garantir rastreabilidade e segurança no processo.

(__) A triagem das correspondências pode ser dispensada em casos de grande volume de documentos, desde que todos sejam distribuídos aos setores solicitados.

(__) O encaminhamento das correspondências deve ser feito de forma criteriosa, assegurando que os documentos cheguem aos destinatários corretos no menor tempo possível.

(__) Protocolos de entrega são recomendáveis para assegurar o controle e a comprovação do recebimento de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta: 

Em um órgão público, a organização e controle dos serviços de recepção são fundamentais para garantir a eficiência no trâmite documental. Com base nessas práticas, analise as afirmativas abaixo e identifique a conduta CORRETA em relação à recepção e encaminhamento de documentação:

Na Arquivologia, a correta gestão da documentação envolve a aplicação de princípios e diretrizes que garantem a organização, preservação e acesso à informação. Sobre esse tema, assinale a alternativa incorreta.