Questões de Concurso Sobre arquivologia
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( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas. ( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares. ( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo. ( ) Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade.
A ordem correta é:
Os ambientes acima de 75% de umidade relativa e os ambientes com temperaturas maiores que 30 °C são propícios ao aparecimento de insetos xilófagos, fungos, bactérias e pequenos roedores.
De acordo com as normas da ISAD(G), o DPF poderá considerar suas superintendências como seções do mesmo fundo arquivístico.
Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.
Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de depósito.
As áreas de depósito devem ser vinculadas às áreas de trabalho arquivístico e administrativo.
Dados sobre as características físicas, formatos dos documentos e volume do acervo devem orientar o programa arquitetônico.
No quadro de arranjo, os documentos fotográficos deverão constituir séries distintas das séries de documentos textuais, tendo em vista as especificidades de preservação dos diferentes suportes.
Os inventários, por registrarem informações referentes aos conjuntos documentais já classificados, são instrumentos definitivos, sendo desnecessária a sua atualização.
Por meio das informações do guia do arquivo, o pesquisador poderá identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.
Realizando o levantamento da produção documental, a instituição poderá obter dados relacionados aos documentos produzidos por suas unidades e diagnosticar problemas existentes na gestão de documentos.
Na construção de prédio para arquivo é recomendada a construção subterrânea, tendo em vista o peso do acervo.
Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.
Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.
Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.
Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar.
O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.
Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.
A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.